Comment faire sur Salesforce pour empêcher les doublons ?

En utilisant la propriété "Unique" des champs personnalisés :

1. Définir le critère d’unité
Par exemple : le champ email sur piste


2. Créer un champ texte Tech Unicité sur piste, caché pour les utilisateurs :

Depuis le menu de configuration, dans Configuration de l'application | Personnaliser | Pistes | Champs cliquer sur Nouveau  Sélectionner un champ de type texte :



Dans l'étape suivante définir : 







• le nom du champ :Tech unicité
• la longueur  : 255
• Cocher la case unique (dans ce cas il n'est pas nécessaire de cocher Respect de la casse car Salesforce transforme à l'enregistrement les emails en lettre minuscule)
A l'étape suivante, cacher le champ pour tous les profils sauf l'Administrateur :





A l'écran suivant, vous pouvez optionnellement afficher le champ sur la présentation de page pour vos tests, le champ étant de toutes façons caché dans le profil des utilisateurs.

Cliquer sur Enregistrer.


3. Créer un workflow pour remplir le champ avec la valeur du champ Email :


Depuis le menu de configuration, dans Configuration de l'application | Créer | Workflow et approbations | Règles de Worklfow, cliquer sur Nouvelle règle :


Dans les critères de la règle, nous indiquons que le workflow doit se déclencher lorsque l'enregistrement est créer avec la fonction ISNEW ou (||) lorsque le champ Email est modifié ISCHANGED(Email).

Puis ajouter une action de workflow de type mise à jour de champ :



Le champ Tech unicité sera remplie avec la valeur du champ Email.
Attention : ne pas oublier de cliquer sur Activer sur le workflow.


4. Mettre à jour le champ Tech Unicité sur les enregistrements existants
Le workflow ne se déclechera que pour les modifications ayant lieu après sa mise en place. Il faut donc faire une reprise de données sur les enregistrements existants pour renseigner le champ Tech Unicité avec la valeur contenue dans le champ Email.
La mise à jour en masse peut être effectuée avec le dataloader.


5. Tester la fonctionnalité.

L'utilisateur est bloqué, il ne peut pas enregistrer. Le message d'erreur indique l'enregistrement en doublon, celui-ci est accessible via un un lien (sous réserve que l'utilisateur ait les droits de le voir).

Remarques :

• La propriété unique existe uniquement pour les champs personnalisés. Cependant, il n'est pas recommandé d'utiliser un champ personnalisé Email car le champ standard est utilisé pour les envois d'emails, est recopié dans les événements et est utilisé pour la synchro Outlook.
  Et d'une manière générale, la bonne pratique est d'utiliser les champs standards lorsque c'est possible.
  
  
• Il est possible d'imaginer des critères d'unicité reposant sur plusieurs champs par exemple sur Contact nom+prénom+société. 
  Dans ce cas, le champ Tech Unicité est renseigné avec Nom+Prénom+Id de la société